Meldung der Elternvertretungen

Hier können Einrichtungen oder Träger die Elternvertreter für Ihre Kita gemäß §32 Abs.1 KiTaG melden. Bitte geben Sie im Login Formular auf dieser Seite die Ihnen vom Ministerium für Soziales, Gesundheit, Jugend, Familie und Senioren mit der E-Mail vom 19. Februar 2021 und 9. September 2021 mitgeteilten Zugangsdaten ein und melden sich an. Sie werden dann durch den Meldevorgang geführt.

Sollten Sie an einer Stelle des Prozesses auf Schwierigkeiten stoßen, schauen Sie bitte zunächst in unseren FAQ nach.

Information nach Art. 13 DSGVO

Bitte beachten: Das Dokument "Information nach Art. 13 DSGVO" wurde zuletzt am 02.08.2021 geändert!

Wichtig: Vor künftigen Wahlen zur Elternvertretung und Delegation zur Wahl der Kreiselternvertretung ist es erforderlich, die Kandidat*innen vor der Wahl darüber zu aufzuklären, dass eine Annahme der Wahl die Übermittlung der personenbezogenen Daten gemäß §32 Abs.1 KiTaG implizit einschließt.

Ein Muster-Information kann hier heruntergeladen werden. Die auf dieser Seite zur Verfügung gestellte Muster-Vorlage ist ausschließlich als Beispiel zu verstehen und ist von der jeweiligen Einrichtung oder dem jeweiligen Träger an die individuellen Gegebenheiten anzupassen! Selbstverständlich können Träger und Einrichtungen bestehende, eigene Erklärungen auch entsprechend ergänzen oder eigene Erklärungen erstellen und nutzen.

FAQ - Antworten auf häufige Fragen

Hier geben wir Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um die Meldung der Elternvertretungen. Die FAQs werden regelmäßig aktualisiert und erweitert.
Sie können die Antwort auf Ihre Frage hier nicht finden? Dann schreiben Sie uns unter Angabe der Kita-ID Ihrer Einrichtung direkt an ev-meldung@kita-eltern-sh.de

Mit dem 1. Januar 2021 trat das Gesetz zur Förderung von Kindern in Kindertageseinrichtungen und in Kindertagespflege (Kindertagesförderungsgesetz - KiTaG) in Kraft, welches bereits am 12. Dezember 2019 vom Schleswig-Holsteinischen Landtag verabschiedet wurde. Mit dem Inkrafttreten gelten zum Teil geänderte Bestimmungen bei der Elternmitwirkung. Dazu gehört auch die Neuerung, dass es Fördervoraussetzung ist, dass gemäß §32 Abs.1 KiTaG die Einrichtungsträger die gewählte Elternvertretung und die gewählten Delegierten mit deren Kontaktdaten an die Kreis- und Landeselternvertretung zu melden haben.

Konkret lautet die maßgebliche gesetzliche Regelung: "Der Einrichtungsträger gestaltet gemeinsam mit den Eltern das Wahlverfahren. Er meldet die gewählte Elternvertretung und die gewählten Delegierten mit den Kontaktdaten an die Kreis- und Landeselternvertretung."

Jede Einrichtung benötigt ihre individuellen Zugangsdaten!

Für die Anmeldung sind die Kita-ID sowie das zugehörige Passwort, welche Ihrer Einrichtung vom Ministerium für Soziales, Gesundheit, Jugend, Familie und Senioren mit der E-Mail vom 19. Februar 2021 und 9. September 2021 mitgeteilt wurden, zu verwenden. Mit der E-Mail vom 10. Mai 2021 erfolgte an alle Einrichtungen, welche zu diesem Zeitpunkt noch keine Meldung vorgenommen hatten, ein erneuter Versand des Passwortes zur Anmeldung. Die Kita-ID wurde dabei nicht erneut versendet, da diese den Einrichtungen bekannt sein müsste. Sollte dies ausnahmsweise einmal nicht der Fall sein, kann diese in jedem Fall beim EInrichtungsträger erfragt werden, da hier sichergestellt ist, dass diese vorliegt.

Unten stehend können Sie beide E-Mails beispielhaft ansehen. Die Zugangsdaten finden Sie in der E-Mail für ihre Einrichtung an der dort grün markierten Stelle. 

Bitte beachten Sie auch unsere FAQ "Was ist die Kita-ID und wo kann ich sie finden?"

Achtung! In der ergänzenden E-Mail vom 23. Februar 2021, welche durch das Sozialministerium zur Legitimation der ursprünglichen E-Mail nachgereicht wurde, findet sich eine Kopie der Ursprungsnachricht. Darin sind sowohl für Benutzername als auch für das Passwort PLATZHALTER verwendet worden. Eine Anmeldung mit diesen Platzhaltern ist selbstverständlich NICHT möglich! Unten stehend können Sie eine solche E-Mail beispielhaft ansehen. Die Platzhalter finden Sie in der E-Mail an der dort rot markierten Stelle.

Sie verwenden die Ihnen zugesandten individuellen Zugangsdaten für Ihre Einrichtung und Sie können sich dennoch nicht anmelden? Schreiben Sie uns bitte eine E-Mail unter Angabe der zur Anmeldung verwendeten Kita-ID Ihrer Einrichtung an ev-meldung@kita-eltern-sh.de und schildern Sie das Problem.

Sollten Sie bereits eine Meldung vorgenommen haben und keinen Zugriff auf Ihre Zugangsdaten haben, schreiben Sie uns bitte eine Nachricht über folgenden Link: ev-meldung@kita-eltern-sh.de

 

 

Die Kita-ID, welche auch bei der Anmeldung zur Meldung der Elternvertretungen und Delegierten benötigt wird, ist eine eindeutige ein- bis vierstellige Identifikationsnummer, welche jeder Einrichtung in Schleswig-Holstein zugewiesen wurde bzw. zugewiesen wird, sobald eine Einrichtung in der Kita-Datenbank angelegt wird. Damit sollte sichergestellt sein, dass die Kita-ID jeder Einrichtung bekannt ist, welche die Kita-Datenbank nutzt bzw. durch das Land Schleswig-Holstein gefördert wird. Sollte dies ausnahmsweise einmal nicht der Fall sein, so ist jedoch sichergestellt, dass die Kita-ID dem Einrichtunsträger bekannt ist. 

So kann die Kita-ID also in jedem Fall beim zuständigen Einrichtungsträger erfragt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit für die Einrichtung ihre eigene Kita-ID in Erfahrung zu bringen, wenn sie die Kita-Datenbank selbst nutzt, was eigentlich regelmäßig der Fall sein sollte.

Dazu ist es erforderlich

  • sich im Verwaltungsportal der Kita-Datenbank anzumelden,
  • im Reiter „Statistik“
  • den Ordner „Kinder“ und dort
  • den Ordner „Laufender Vertrag“ aufzurufen.  
  • Wird dann in der Datei "Alle Kinder"
  • die Vorschau erzeugt
  • kann die Kita-ID der Einrichtung in der ersten Spalte abgelesen werden.

Bitte schauen sie sich auch gerne den beigefügten Screenshot dazu an.

Für die Antwort auf diese Frage schauen Sie sich bitte die FAQ "Woher bekomme ich die Zugangsdaten um mich anmelden zu können?" an.

Das KiTaG bietet mit seiner Regelung gemäß §32 Abs.1 Satz 6 keinen Interpretationsspielraum: "Er [der Einrichtungsträger; Anm. d. Red.] meldet die gewählte Elternvertretung und die gewählten Delegierten mit den Kontaktdaten an die Kreis- und Landeselternvertretung." Damit hat die Meldung zu erfolgen, sobald es gewählte Elternvertretungen und/oder Delegierte gibt. 

Da es sich bei der Meldung auch um eine unabweisbare Fördervoraussetzung handelt, empfehlen wir, die Meldung so schnell wie möglich vorzunehmen.

Im Übrigen entbindet das nicht Vorhandensein einer Elternvertretung oder einer nicht ausreichenden Zahl von Elternvertreter*innen nicht von der Meldepflicht! Vielmehr kann in einem solchen Fall die Verletzung weiterer Fördervoraussetzungen vorliegen. Bitte schauen Sie sich dazu auch unsere Antworten zu den Fragen: "In unserer Einrichtung gibt es keine Elternvertretung. Müssen wir dennoch eine Meldung abgeben?" und "Wie viele und welche Elternvertreter*innen müssen gemeldet werden?" an.

Die Wahl von Delegierten für die Kreiselternvertretung hat bis zum 30. September diesen Jahres zu erfolgen. Die Meldung der gewählten Delegierten ist dann, nach deren Wahl, unverzüglich vorzunehmen, damit diese für die Wahl der Kreiselternvertretungen kontaktiert werden können.

Von der Einrichtung werden ergänzende Angaben zur Kontaktaufnahme gespeichert. Konkret sind die E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer der Einrichtung anzugeben.

Zu den Elternvertretungen und Delegierten sind Name, Vorname und eine persönliche E-Mail-Adresse anzugeben. Optional kann die Angabe einer persönlichen Telefonnummer erfolgen. 

Wichtig: Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sind die Daten der gewählten Elternvertretungen und Delegierten vollständig und wahrheitsgemäß zu übermitteln. Daher genügt es nicht, für die gewählten Elternvertretungen und Delegierten eine Einrichtungs- oder Träger-E-Mail-Adresse bzw. Einrichtungs- oder Träger-Telefonnummer anzugeben!

Die Daten ermöglichen der zuständigen Kreiselternvertretung und der Landeselternvertretung die Kontaktaufnahme mit den Elternvertretungen und Delegierten der Kindertagesstätten / Kindertagespflegestellen (KiTas), insbesondere im Zusammenhang mit den Wahlen zur zuständigen Kreiselternvertretung und zur Landeselternvertretung, zur Weitergabe von Informationen und zur Wahrnehmung der Aufgaben einer Elternvertretung.

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Ausübung des Amtes als Elternvertretung / Delegation zur Wahl der Kreiselternvertretung gespeichert und nach Niederlegung des Amtes gelöscht.

Wichtig: Vor künftigen Wahlen zur Elternvertretung und Delegation ist es erforderlich, die Kandidat*innen vor der Wahl darüber zu belehren, dass eine Annahme der Wahl die Übermittlung der personenbezogenen Daten gemäß §32 Abs.1 KiTaG implizit einschließt. Eine Einwilligung seitens der Gewählten ist dann nicht mehr erforderlich.

Eine Muster-Information kann hier heruntergeladen werden. Die auf dieser Seite zur Verfügung gestellte Muster-Vorlage ist ausschließlich als Beispiel zu verstehen und ist von der jeweiligen Einrichtung oder dem jeweiligen Träger an die individuellen Gegebenheiten anzupassen! Selbstverständlich können Träger und Einrichtungen bestehende, eigene Erklärungen auch entsprechend ergänzen oder eigene Erklärungen erstellen und nutzen.

Sofern gewählte Elternvertreter*innen Bedenken bezüglich der Übermittlung ihrer Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) an die Landes- und Kreiselternvertretung äußern, entbindet dies NICHT von der Erfüllung der geltenden Fördervoraussetzungen.

Aus unserer Erfahrung ist es in diesen Fällen oft hilfreich, die Elternvertretungen über die tatsächlichen Aufgaben, die mit der Elternbeteiligung verbundenen Chancen und Möglichkeiten, die Häufigkeit und den Inhalt der zu erwartenden Kommunikation als auch nochmals über den Umfang und die Art der zu übermittelnden personenbezogenen Daten aufzuklären. Gerne bieten die zuständigen Kreiselternvertretungen dabei ihre Hilfe an. Wenn Sie dieses Angebot in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an die für Ihre Einrichtung zuständige Kreiselternvertretung. Die Kontaktdaten finden Sie auf der Website der Landeselternvertretung hier.

In den allermeisten Fällen werden die Eltern einer Gruppe zunächst die Gruppenelternvertretung wählen. Dabei empfiehlt sich die Wahl von zwei Elternvertreter*innen je Gruppe. So ist in jedem Fall eine Stellvertretung gewährleistet. Die so gewählten Elternvertretungen der Gruppen bilden die Gesamtelternvertretung der Einrichtung, aus deren Mitte ein*e Sprecher*in und eine Stellvertretung gewählt werden. 
Für die Wahlen der Kreiselternvertretungen sind zusätzlich die Delegierten zu wählen, je Gruppe einer. Elternvertreter*innen einer Gruppe können zugleich auch Delegierte der Gruppe sein.
Ein weiteres wichtiges Gremium für die Zusammenarbeit in den Kindertageseinrichtungen stellen die Beiräte dar. Diese sind zu gleichen Teilen mit Vertreterinnen und Vertretern des Einrichtungsträgers, der Standortgemeinde und der pädagogischen Kräfte sowie Mitgliedern der Elternvertretung zu besetzen. 

Sämtliche gewählte Elternvertreter*innen einer Einrichtung sind zu melden. Es reicht nicht, lediglich Sprecher*innen der gesamten Einrichtung und deren Stellvertretung zu melden. Sind Elternvertreter*innen in mehr als einer Gruppe einer Einrichtung gewählt, dann sind sie für jede Gruppe in der Sie als Elternvertreter*in gewählt wurden zu melden.

Elternvertreter*innen in den Beiräten der Einrichtungen können zusätzlich zu den gewählten Elternvertreter*innen gemeldet werden.


Für Kindertageseinrichtungen mit offener Arbeit, gelten die vorgenannten Vorschriften entsprechend. Die Grundlage hierfür bildet §27 KiTaG Abs.1. Maßgeblich ist somit die Anzahl der geförderten Gruppen der Einrichtung.

Die Elternvertretung agiert und wirkt auf Einrichtungsebene. Sie vertritt die Interessen der Erziehungsberechtigten gegenüber dem Einrichtungsträger. (siehe §32 Abs.2 KiTaG)

Die Delegierten wählen die Kreiselternvertretungen und sind selbst zur KEV wählbar. (siehe §4 Abs.1 KiTaG)

In den Beiräten sind zu gleichen Teilen Vertreterinnen und Vertreter des Einrichtungsträgers, der Standortgemeinde, der pädagogischen Kräfte sowie Mitglieder der Elternvertretung vertreten. (siehe §32 Abs.3 KiTaG)

Elternvertreter*innen können zugleich auch Delegierte und in Beiräten der Einrichtungen aktiv sein.

Für die Antwort auf diese Frage schauen Sie sich bitte die FAQ "Wie viele und welche Elternvertreter*innen müssen gemeldet werden?" an.

Für die Antwort auf diese Frage schauen Sie sich bitte die FAQ "Wie viele und welche Elternvertreter*innen müssen gemeldet werden?" an.

Elternvertretungen in Kindertageseinrichtungen sind in Schleswig-Holstein schon seit langem gesetzlich verankerter Bestandteil bei der Mitwirkung im Kita-Bereich. Das ist nicht erst seit Inkrafttreten des Kindertagesförderungsgesetzes - KiTaG in diesem Jahr so. Allerdings wurden die Rechte und Pflichten der Elternvertretungen durch das neue Gesetz präzisiert und an die Entwicklungen der letzten Jahrzehnte angepasst. 

Wir gehen davon aus, dass bereits in der Vergangenheit in allen Kindertageseinrichtungen gewählte Elternvertreter aktiv gewesen sind. Gerade unter den erschwerten Bedingungen der gegenwärtigen Pandemie sind Elternvertreter wertvolle Partner und Multiplikatoren in der Erziehungspartnerschaft. 

Wichtig: Sollten es Einrichtungsträger in begründeten Ausnahmefällen bisher nicht ermöglicht haben können, das derartige Wahlen stattfinden konnten, so entbindet dies nicht von der Erfüllung der geltenden Fördervoraussetzungen. Dies gilt auch für den Fall, dass sich in einer Gruppe oder Einrichtung nicht genügend Elternvertreter*innen finden.

Wir empfehlen daher möglichst zeitnah die Wahl der gesetzlichen Elternvertretungen durchzuführen oder zu wiederholen. Gemäß §32 Abs.1 Satz 1 lädt der Einrichtungsträger"...im Kindergartenjahr zu mindestens einer Elternversammlung auf Gruppen- oder Einrichtungsebene pro Halbjahr ein." Enge Anforderungen an die Organisation und Durchführung der Versammlungen werden nicht gestellt. So ist es möglich, wie auch die vielfache Praxis in zahlreichen Einrichtungen zeigt, die Versammlungen im virtuellen Raum oder als Briefwahl durchzuführen.

Sollten sich in einer Gruppe oder Einrichtung nicht genügend Elternvertreter*innen finden, ist es aus unserer Erfahrung oft hilfreich, die Eltern über die tatsächlichen Aufgaben der Elternvertretungen und die mit der Elternmitwirkung verbundenen Chancen und Möglichkeiten aufzuklären. Gerne bieten die zuständigen Kreiselternvertretungen dabei ihre Hilfe an. Wenn Sie dieses Angebot in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an die für Ihre Einrichtung zuständige Kreiselternvertretung. Die Kontaktdaten finden Sie auf der Website der Landeselternvertretung hier.

Wie in der FAQ "Welche Daten werden übermittelt und was passiert mit Ihnen?" erläutert, sind gemäß §32 Abs.1 KiTaG die gewählte Elternvertretung und künftig auch die gewählten Delegierten mit den Kontaktdaten an die Landes- und Kreiselternvertretung zu melden. Wir haben uns im Sinne eines bestmöglichen Datenschutzes und nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit dafür entschieden, so wenig wie möglich personenbezogene Daten zu speichern und zu verarbeiten. 

Für eine schnelle und flexible Kommunikation der Landes- und Kreiselternvertretungen hat sich die Verwendung von E-Mails als besonders geeignet erwiesen. Wir gehen davon aus, dass der überwiegende Teil der Elternvertreter*innen und Delegierten über den Zugang zu einer E-Mail-Adresse verfügt. Somit müssen als personenbezogene Daten lediglich Name, Vorname und eben die E-Mail-Adresse übermittelt werden. Wesentlich sensiblere Daten wie zum Beispiel Adressdaten werden gar nicht benötigt und die Angabe einer Telefonnummer ist freiwillig. Sollte nun der seltene Fall eintreten, dass ein*e Elternvertreter*in oder Delegierter keine eigene E-Mail-Adresse besitzt, lässt sich hierfür sicher eine Lösung finden. Möglicherweise kann ein*e Elternvertreter*in oder Delegierte*r der gleichen Einrichtung ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen oder jemand ist der betroffenen Person behilflich eine eigene E-Mail einzurichten.

Achtung: Da es sich bei den zu meldenden Daten um die Kontaktdaten der gewählten Elternvertretungen und der gewählten Delegierten handeln muss, wird die Angabe alleine einer Träger- oder Einrichtungs-E-Mail-Adresse für sämtliche oder auch nur einzelne Elternvertretungen und Delegierte den gesetzlichen Anforderungen nicht gerecht.

Für die Antwort auf diese Frage schauen Sie sich bitte die FAQ "Wie viele und welche Elternvertreter*innen müssen gemeldet werden?" an.

Sollten Sie festgestellt haben, dass Sie bei der Meldung der gewählten Elternvertretung oder der gewählten Delegierten etwas vergessen haben oder einen Fehler gemacht haben, oder sollten sich Änderungen bei der gewählten Elternvertretung oder den gewählten Delegierten ergeben haben, ist dies kein Problem.

Korrekturen an den von Ihnen eigegebenen Stammdaten der Einrichtung können Sie jederzeit vornehmen. Aus Gründen des Datenschutzes ist jedoch nicht möglich die bereits eingegebenen Daten der Elternvertretungen und/oder Delegierten im Nachhinein zu ändern oder weitere Elternvertreter*innen und/oder Delegierte hinzuzufügen. In einem solchen Fall können Sie aber die gesamte Meldung aller Elternvertreter*innen und Delegierten erneut vornehmen. 

Melden Sie sich mit den Ihnen vorliegenden Zugangsdaten Ihrer Einrichtung an. (Wenn Sie nicht mehr genau wissen, wo Sie die Zugangsdaten Ihrer Einrichtung finden, schauen Sie sich bitte unsere FAQ "Woher bekomme ich die Zugangsdaten um mich anmelden zu können?" an.)

Sie werden erneut durch den Meldevorgang geführt. 

Wichtig: Bevor Sie die Daten der gewählten Elternvertretung oder der gewählten Delegierten erneut eingeben können, werden sämtliche zuvor gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht. Achten deshalb Sie bitte darauf, dass Ihnen sämtliche für eine erneute Meldung aller gewählten Elternvertretungen oder der gewählten Delegierten benötigten Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer) vorliegen, bevor Sie mit der erneuten Meldung fortfahren. 

Für die Antwort auf diese Frage schauen Sie sich bitte die FAQ "Wie kann ich eine Korrektur an den gemeldeten Daten vornehmen?" an.

Für die Antwort auf diese Frage schauen Sie sich bitte die FAQ "Wie kann ich eine Korrektur an den gemeldeten Daten vornehmen?" an.

Für die Antwort auf diese Frage schauen Sie sich bitte die FAQ "Wie kann ich eine Korrektur an den gemeldeten Daten vornehmen?" an.

Gemäß §4 Abs.1 KiTaG sind zur Kreiselternvertretung ebenfalls Delegierte aus den Reihen der Eltern von im Gebiet des örtlichen Trägers in Kindertagespflege geförderten Kindern wahlberechtigt und wählbar. Der örtliche Träger schafft ein geeignetes Verfahren zur Auswahl der Delegierten für die Kindertagespflege und organisiert die Wahl der Kreiselternvertretung. Er meldet die gewählte Kreiselternvertretung an die Landeselternvertretung und an das Ministerium. 

Die Meldung der Kontaktdaten ist NICHT die Aufgabe der Tagespflegepersonen, sondern die des örtlichen Trägers.